出張マジックショー、依頼から当日までの流れとリードタイム
マジシャンに出張を依頼したことがある企業担当者は、ほとんどいません。だから、問い合わせてから当日までに何が起きるのか、自分は何をすればいいのかがわからず、最初の一歩が重くなりがちです。社内で前例がなければ、なおさら不安が先に立ちます。
この記事では、依頼から本番までの流れを時系列でそのまま書きます。読み終わる頃には、担当者側の作業が想像より少ないことがわかるはずです。
問い合わせ：4つの情報があれば見積もりまで一度で進む
最初の連絡は、フォームからでも電話でも構いません。このとき、日時・会場(未定なら開催エリア)・参加人数・イベントの種類の4点が書いてあると、こちらから構成案と見積もりを一度で返せます。
全部決まっていなくても大丈夫です。実際は「12月のどこかで忘年会、人数は50人くらい、予算感を知りたい」という段階の問い合わせが多く、そこから会話しながら固めていきます。相場を確認したいだけの連絡も歓迎です。返信は原則2営業日以内を目安にしています。
見積もりと仮予約：稟議が通る前でも日程は押さえられる
見積もりを受け取ったら、社内の承認プロセスにかけることになると思います。ここで知っておいてほしいのが仮予約です。稟議が通る前でも日程を仮で押さえておけるので、社内調整に時間がかかりそうなら先に日程だけ確保しておくのが確実です。12月のような繁忙期は特にそうです。
正式依頼後の契約は、運営会社の株式会社KAERUVAとの間で書面を交わします。請求書払い(銀行振込)に対応しているので、法人の経理処理はそのまま通ります。契約書のフォーマットも事前に共有できます。
打ち合わせ：オンラインで30分、ここで当日が全部決まる
本番の1〜2週間前を目安に、オンラインで打ち合わせをします。内容は、会場のレイアウト確認、宴会全体のタイムテーブルとショーを入れる位置、出演者の紹介のされ方、社長や主賓に関わる演出の有無、といったところです。おおよそ30分で終わります。
ここで決めたことはこちらで進行メモにまとめるので、担当者の方が会場と個別に調整することはほぼありません。大型イリュージョンが入る場合の搬入経路の確認など、会場と直接やりとりが必要なことは、了解をもらった上でこちらから会場に連絡します。
当日：担当者がやることは「いつも通りの進行」だけ
当日は開演の前に会場入りして、設営とサウンドチェックを済ませます。音響はこちらで持参するので、会場側への特別な手配はありません。詳しくは会場に必要な設備と準備リストを見てください。
ショーが始まってしまえば、担当者の方は客席で見ていてください。進行の合図やマイク回しなどをお願いすることはなく、打ち合わせで決めたタイムテーブルどおりに出演して、終演後は歓談の邪魔にならないように撤収します。
リードタイムの現実：理想は1ヶ月前、最短は前日・当日
理想を言えば、開催日の1ヶ月前までに正式依頼をもらえると、打ち合わせも構成も余裕を持って組めます。12月開催なら、会場の予約が動き出す秋には一度連絡をもらっておきたいところです。
一方で、他のショーが入っていなければ前日や当日の依頼にも対応した実績があります。余興の出演者に急なキャンセルが出た、というときも、諦める前に一度連絡してください。スケジュールさえ合えば駆けつけます。
よくある質問
Q. 打ち合わせは対面でないとだめですか。
オンラインで完結できます。会場が近い場合は対面での事前確認にも対応します。
Q. 見積もりから発注までの期限はありますか。
特に期限は設けていません。仮予約の状態で社内調整を進めていただけます。
Q. 当日の進行台本は用意してもらえますか。
打ち合わせの内容をこちらで進行メモにまとめ、事前に共有します。
会場の設備が心配な場合は会場に必要な設備と準備リストを先に読んでみてください。日程が見えているなら、お問い合わせフォームからの連絡が最短です。
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